PDCA循环法
什么是 PDCA?
您现在遇到了一个棘手且复杂的多层次问题,请考虑使用 PDCA。PDCA 与日本的 Kaizen 概念类似,它是一种简单的迭代管理方法,用于测试变革和消除痛点。PDCA 代表“计划、执行、检查、行动”。其目标是什么?随着时间的推移,组织内部可以持续改进。
PDCA 来源于哪里?
PDCA 起源于 20 世纪的制造业实践,但由于其简单性且能够成功解决问题,这种实践现在被许多行业所采用。
美国工程师、教授 W. Edwards Deming 以他的导师 Walter Shewhart(通常被称为“现代质量控制之父”)的名字命名了“Shewhart 循环”。(Deming 可能在日本最著名,他的思想影响了日本战后的工业复苏。)
Deming 讲座的学生创造了 Plan-Do-Check-Act (PDCA)——“计划、执行、检查、行动”。正如您从图像中看到的那样,Deming 实际上更喜欢将“检查”称为“Study”而不是“Check”,这使该循环在英语上称为 Plan-Do-Study-Act 或 PDSA 循环。
Deming 认为,“Study”更加强调分析结果,而不是简单地检查已更改的内容。
在当今的美国,人们主要将这种方法称为 PDCA、PDCA 循环或 Deming 循环。其设计和逻辑与其他同期基于制造的质量管理方法重叠,例如精益制造、改善和六西格玛。
PDCA 循环的工作机制是什么?
PDCA 循环涉及 4 个步骤:计划、执行、检查、行动。该过程以线性方式进行,因此一个循环的完成衔接下一个循环的开始。以下是我们所指:
计划
了解组织目前的状态和想要达到的状态。计划阶段的目的是定义目标、决定如何实现目标以及考虑如何衡量实现目标的进度。不同的组织将以独特的方式处理 PDCA。有些方法可能会将其分为几个中间步骤(例如,使用 DMAIC 等流程)。
如果您想利用某个注重时效的机会,您的计划应集中在以该机会为目标所需的流程或行动上。如果您想解决某个流程问题,那么在开始制定计划之前,您可能需要执行根本原因分析。(了解如何执行根本原因分析来帮助识别问题并采取行动。)使用数据(无论是已经存在的流程数据还是来自先前 PDCA 循环的分析)来帮助制定方法。
执行
有了行动计划或可能的解决方案后,需要对其进行测试。“执行”步骤是您对最初的建议更改进行测试的时候。但是,这应被视为实验,此时不是您完全实施解决方案或流程更改的时候。此阶段应在可控的环境中小规模地进行。它不应受到外部因素的影响,也不应干扰其他流程和日常运营。此阶段的重点是收集数据和信息,因为这将为下一个 PDCA 阶段提供信息。
检查
初步测试完成后,您需要检查建议更改或解决方案是否取得了预期的效果。在“检查”阶段,您分析从“执行”阶段收集的数据,并将其与原始目标进行比较。评估您的测试方法,来检查您在“计划”阶段提出的方法进行的更改是否会影响该流程。评估您取得了多大的成功,并决定在下一步的过程中采取什么措施。实际上,您可以选择运行另一个测试,重复执行“执行”和“检查”阶段,直到找到满意的解决方案再进入“行动”阶段。
行动
到达循环的最后阶段时,您和您的团队应该已经从该流程中确定了要实施的建议更改。但是,PDCA 之所以称为循环是有原因的,因为无论您在“行动”阶段实施了什么更改都不是该流程的结束:您的新产品和改进的产品、流程或解决方案应构成 PDCA 循环的进一步迭代的新基线。
为什么要使用 PDCA?
PDCA 是一种为团队成员和员工提供的标准方法和原则,用来解决问题和不断改进他们的工作。
您可能会想,“好吧,但这也适用于许多管理和质量控制技术。与其他方法相比,PDCA 有什么特殊之处呢?”
在 Dropbox,我们使用 PDCA 定期测试优秀的新产品——我们认为这是因为这四个步骤简单、直观、易于实现。可以轻松将其融入到您的组织文化和流程中。
由于具有迭代特性,PDCA 还可以帮助您消除错误并确定根本原因,以防止将来发生相同的错误。当您继续测试不同的解决方案时,您还将收集数据并积累了解该流程的经验。(哎呀,我们可以推荐 DocSend 的分析能力吗?)
在这一点上,PDCA 不仅仅是一种解决问题的方法:它可以为您提供加强整个组织的宝贵信息。
PDCA 的坚定拥护者也钟爱其强大的适应性;需要定义或计划什么最终取决于您和您的团队,只要它可以支撑这四个简单步骤即可。这种适应性使得 PDCA 具有可扩展性,因为它可以适应于任何情况和任何规模的团队,甚至适合于只有一个人的团队。
什么时候应该使用(或不使用)PDCA?
某些问题解决和管理方法运用起来非常耗费时间和资源,更不用说聘请顾问了!但 PDCA 的适应性使其能够以较低的成本解决许多问题。
如果您希望持续改进工作流程,PDCA 是个不错的选择。不过,如果您需要立即看到结果,PDCA 可能不适合您。因此,如果您的组织正在处理面向流程的紧急问题,或者您需要快速改善绩效和结果,那么 PDCA 可能不适合您。该循环的优势在于它能够持续识别问题,然后完善并找到最佳方法。例如,在一次迭代之后,它不太可能完全改变性能指标。
PDCA 的简单性掩盖了其优势:但只有熟练掌握并严谨执行该流程才能真正从中受益。但通过采用并执行该流程,您就有了一种可衡量的方式来改变您或您团队的工作方式。在组织中成功使用 PDCA,可以帮助您的所有同事养成解决问题和批判性思考的思维模式。还有什么比这更好的呢?
PDCA循环法:等您坐沙发呢!